Nava

Software de Gestión de Contratistas, Proveedores y Visitantes en Colombia y y

NAVA centraliza la documentación de cada persona, vehículo y maquinaria que ingresa a su operación. Usted define qué documentos exigir y con qué vigencia, el contratista los carga, su equipo los valida y el sistema bloquea el ingreso de quien no esté al día.

Un Ecosistema para la Gestión de Terceros, Accesos y Capacitación

Los tres módulos comparten una sola base de datos: el documento que valida su equipo es el mismo que consulta la portería y el mismo que aparece en el reporte de auditoría. Se contratan por separado y se activan a medida que su operación los necesita.

Cómo funciona

Cómo el Software de Gestión de Contratistas de NAVA Asegura que Cada Tercero Cumple Antes de Entrar

Su empresa define las reglas documentales una sola vez. A partir de ahí el flujo se ejecuta solo: el tercero carga, el sistema calcula los vencimientos, su equipo valida y la portería consulta.

Parametrizar - La Matriz Documental de su Empresa

Se carga la matriz documental: por cada documento se define a qué tipo de elemento aplica —persona, vehículo o maquinaria—, bajo qué tipo de actividad, con qué frecuencia de vencimiento, cuántos días de aviso previo, quién lo aprueba y con qué criterios se revisa. También si es restrictivo de ingreso, restrictivo de uso o restrictivo de contrato. Se configura una vez y aplica a todos los terceros.

• Matriz documental
• Tipos de actividad
• Centros de trabajo

Vincular - El Tercero Carga su Propia Documentación

El proveedor o contratista recibe su acceso, acepta la política de tratamiento de datos y crea sus propios elementos: personas con EPS, ARL, clase de riesgo y foto para el carnet; vehículos; maquinaria. Si son cuatrocientas personas, las carga con una plantilla de Excel. Su equipo administrativo no digita información de terceros.

• Cargue masivo
• Autogestión del tercero
• Carnet de acceso

Validar - Revisión con Criterios Definidos y Back Office SST en 24 Horas

El tercero sube el documento e indica la fecha de expedición; el sistema calcula el vencimiento según la parametrización de su empresa. El revisor ve el documento, los criterios de revisión definidos y decide: aprobar, rechazar o dejar pendiente. Si su empresa prefiere no hacerlo internamente, el back office SST de NAVA lo hace en un plazo máximo de 24 horas.

• Criterios de revisión
• Back office SST
• Próximo a vencer

Controlar - Acceso Bloqueado si la Documentación No Está al Día

En portería se consulta por número de identificación, placa o serial, o se escanea el código QR del carnet desde el celular con la app de NAVA. La pantalla muestra el estado del elemento, las actividades habilitadas y el listado de documentos con su vigencia. Si un documento restrictivo de ingreso está vencido o rechazado, el sistema no permite el acceso. El ingreso forzado existe para las excepciones y queda registrado con justificación y responsable.

• App de portería
• Bloqueo automático
• Ingreso forzado